الویت‌بندی چیست؟
طبیعتن ما نمی‌توانیم تمام کارهایمان را در یک روز انجام بدهیم. زیرا زمان، انرژی، تمرکز ما محدود است.
ما نمی‌توانیم در یک روز کارهای خانه را انجام بدهیم. سه دوره آموزشی را تکمیل کنیم. خرید کنیم. به کودکانمان رسیدگی کنیم. سرکارمان حاضر شویم. به دیدار دوستانمان برویم. فرزندانمان را به هواخوری ببریم.
از میان لیست کارها باید بعضی از آنها را قربانی کنیم و به روز بعد موکول کنیم. یا حتا شاید به هفته بعد محول کنیم. یا به دیگران بسپاریم.
مثلن می‌توانیم کارهای خانه را با اعضای خانه تقسیم کنیم. یا خرید کردن را به همسرمان بسپاریم. نمی توانیم سه دوره آموزشی را به دلیل محدودیت زمان در یک روز تکمیل کنیم. به ناچار مجبوریم به یکی یا دو تا از آنها، نه بگوییم و بعد الویت‌بندی کنیم.
کدام‌یک از دوره‌ها برای من از اهمیت بیشتری برخوردارند؟ اکنون به کدام‌یک بیشتر نیاز دارم؟ مهم‌تر و فوری‌تر کدام است؟
مثلن شما فرض کنید در سه دوره‌ی عزت نفس، همسرداری و کسب درآمد شرکت کرده‌اید. به هر سه این‌ها هم برای رشد و پیشرفتتان نیازمندید. اکنون باید چه کنید؟ زمان شما محدود است و وظایف دیگری نیز هست که باید آنها را به سرانجام برسانید.
شما باید انتخاب کنید.
کدام‌یک از اهمیت و فوریت بیشتری برخوردار است. پس آن را برگزینید.
چرا اولویتبندی کارها مهم است؟
- آغازیدن روز با انجام مهم‌ترین کار.
- تمرکز و توجه بیشتر به کارهای اساسی.
- کاهش استرس و اضطراب. وقتی کارهای اساسی تان را سامان داده‌اید، اضطراب و استرس کمتری را تجربه می‌کنید.
- انجام به موقع و درست کارها.
- مدیریت زمان. با کمک اولویتبندی می‌توانید زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
چگونه اولویتبندی کنم؟
برای اولویتبندی کارها باید مرحله به مرحله پیش برویم. قطعه به قطعه پازل‌ها را کنار یکدیگر می‌چینیم. بدون حتا یک قطعه از پازل، تصویر کامل نمی‌شود. پس هر قطعه را سرجای خود قرار دهید تا تصویری واضح و کامل داشته باشید.
قطعه اول: نوشتن لیستی کامل از کارها. باید به طور دقیق، کامل، واضح، شفاف و با جزئیات تک به تک کارهایتان را بنویسید و مکتوب کنید. مثلن اگر می‌خواهید ورزش کنید، کامل و با جزئیات شرح دهید. ورزش در خانه یا باشگاه؟ چه روزی؟ چه ساعتی؟ قرار است برای آن چقدر زمان بگذارید.
پس برای پله اول لیستی از وظایفتان و کارهایی که می خواهید به انجام برسانید، تهیه کنید. دقیق، واضح، شفاف و با جزئیات.
می‌توانید کارهایشان را دسته‌بندی کنید تا چیزی را از قلم نیاندازید. دسته‌بندی‌هایی مثل کارهای شخصی، شغلی وکارهای خانه. یا کارهای تحصیلی و غیر تحصیلی.
چهار قطعه مهم پازل: سازمان دادنِ کارها. اهمیت هر کار را مشخص کنید. کارهایتان را سلاخی کنید. حذف کنید. به دیگران واگذار کنید. فوری انجامشان دهید.
به این دسته‌بندی بنگرید:
- کارهای غیرمهم غیرفوری.
- کارهای غیرمهم فوری.
- کارهای مهم فوری.
- کارهای مهم غیرفوری.
دسته‌بندی بالا روشی پیشنهاد شده توسط رئیس جمهور پیشین ایالات متحده آقای دوایت دیوید آیزنهاور مطرح شده است. این روش به ماتریکس آیزنهاور معروف است.
شما می توانید کارهایتان را در این دسته‌بندی بگنجانید و از اهمیت آنها واقف شوید.
- کارهای غیرمهم غیر فوری: به کارهایتان نگاه بیندازید. شاید تماس با یک فرد آشنا را جزو کارهای غیرمهمِ غیرفوری دسته‌بندی کنید. زیرا تماس شما یک طرفه بوده و حتا حضور این فرد در زندگی شما مضر است. زیرا به شما انرژی منفی بدهد. پس می‌توانید تماس گرفتن با او را در این لیست قرار دهید. کارهایی که در این رده‌بندی قرار می گیرند را به علت غیرمهم و همینطور غیرفوری بودنشان حذف کنید. این گونه از حجم کارهایتان کم می‌شود و شما می توانید با خیال آسوده‌تری به باقی کارهایتان به .پردازید
- کارهای غیرمهم فوری: شاید ثبت نام کردن برای شرکت در یک مسابقه. یا شاید هم نوشتن یک نامه باشد. یا شاید کارهای کوچکی مثل روغن زدن در. شما با توجه به اهمیت کار و نوع کار می توانید این نوع از کارها را حذف کنید یا به دیگران بسپارید.
- کارهای مهم فوری: کارهایی که باید فوری انجام شوند و مهم هستند. مثل پرداخت قبوض آب و برق. یا تلفن زدن به یک نفر از اعضای خانواده و … اگر امکان پذیر است آن را به شخص قابل اعتمادی بسپارید. کسی که به درستکاری او اطمینان دارید. مثلن معاینات فرزندتان را به همسرتان یا مادرتان محول کنید. یا خودتان فوری آنها را به انجام برسانید و با خیال راحت به سراغ مابقی کارها بروید.
- کارهای مهم غیر فوری: معمولن این کارها تاثیرگذارترین کارها در زندگی ما هستند. کارهایی مثل ادامه تحصیل، ورزش کردن، شرکت در دوره‌های آموزشی و راه اندازی کسب‌وکارخودمان. اما چون یک نفر بالای سرمان با چماق نایستاده برای انجام فوریشان، آنها را مدام به تعویق می‌اندازیم و حتا گاهی هرگز آنها را به سرانجام نمی‌رسانیم. بعد وقتی دیگران را می‌بینیم که کسب‌وکار خودشان را راه اندازی کرده‌اند، به آنها حسادت می‌ورزیم یا حسرت می‌خوریم که چرا فرصت پیشرفت را از خود گرفتیم. البته اگر بپذیرید که مقصر خودتان هستید نه دیگران.
با کمک رده‌بندی بالا، کارهایتان را اولویتبندی کنید.
کارها را حذف کنید.
به دیگران بسپارید.
برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنید.
هدف از این دسته بندی کاستن از حجم بالای کارهایتان و انجام درست و به‌موقع کارهای با اهمیت بالاتر است.
امیدوارم برای شما مفید بوده باشد.
آخرین نظرات: